Introduzione

Si precisa fin d’ora che i canali riservati enunciati di seguito, non devono essere utilizzati per inoltrare contestazioni, rivendicazioni, richieste di carattere personale o per segnalare diatribe fra colleghi, temi organizzativi e situazioni similari.  

La scrivente Società garantisce la riservatezza dell’identità del segnalante e del segnalato nei modi previsti dalla normativa vigente. La segnalazione può comunque essere anche anonima.

Si precisa, inoltre, che è vietato e sanzionabile l’invio di segnalazioni effettuate con dolo o colpa grave ovvero ritenibili palesemente infondate.

Si specifica che, nei casi di invio di segnalazioni vietate (a titolo esemplificativo: il ricorso a espressioni ingiuriose; l’invio di segnalazioni con finalità puramente diffamatorie o calunniose; l’invio di segnalazioni che attengono esclusivamente ad aspetti della vita privata, senza alcun collegamento diretto o indiretto con l’attività lavorativa e/o professionale del soggetto segnalato; l’invio di segnalazioni di natura discriminatoria, in quanto riferite a orientamenti sessuali, religiosi, politici o all’origine razziale o etnica del soggetto segnalato; l’invio di segnalazioni effettuate con l’unico scopo di danneggiare il soggetto segnalato) la riservatezza dell’identità del segnalante, nonché le altre misure di tutela del segnalante previste dalla legge, potrebbero non essere garantite, poiché tali segnalazioni potrebbero dar luogo a responsabilità civile e/o penale a carico del segnalante.

Scopo e ambito di applicazione

La presente “Procedura” viene redatta con l’obiettivo di fornire tutte le indicazioni necessarie affinché la gestione del c.d. whistleblowing – ossia il nuovo strumento di compliance aziendale che permette di segnalare comportamenti illeciti individuati all’interno dell’Ente, da dipendenti, collaboratori, fornitori, professionisti durante la propria attività lavorativa o in virtù di qualsiasi altro rapporto giuridico con l’Ente stesso – avvenga correttamente, nel pieno rispetto di quanto stabilito dal D.lgs. 24/2023, che va ad attuare la Direttiva EU n. 2019/1937 e ad integrare il D.lgs. 165/2001.

Soggetti e funzioni

La presente Procedura si rivolge a tutti i soggetti che durante lo svolgimento del rapporto giuridico instaurato con l’Azienda, siano venuti a conoscenza di comportamenti, sospetti o ragionevoli dubbi circa la commissione di illeciti e di conseguenza intendano segnalarli tramite i canali interni di segnalazione implementati dalla stessa.
I destinatari della presente Procedura sono da rinvenirsi, quindi, nei seguenti soggetti:

  • I lavoratori subordinati che svolgano qualsiasi mansione all’interno dell’organico aziendale. Rientrano in questa categoria tutti i soggetti che lavorano a tempo parziale, intermittente, in regime di apprendistato, di lavoro accessorio, nonché chiunque svolga prestazioni occasionali;
  • Lavoratori autonomi, i liberi professionisti e consulenti che svolgano la propria attività lavorativa all’interno dell’ente privato e che potrebbero trovarsi in una posizione privilegiata durante la segnalazione di violazioni a cui assistono;
  • Volontari e tirocinanti, anche non retribuiti, che prestano la propria attività nell’organizzazione e che più di altri rischiano ritorsioni per aver segnalato violazioni (a titolo esemplificativo ma non esaustivo: soggetti che data la loro posizione di precarietà potrebbero vedersi negato un futuro all’interno dell’azienda, o ricevere lettere di cattive referenze, etc.);
  • Azionisti, ovvero coloro che siano venuti a conoscenza di violazioni esercitando i diritti di cui sono titolari in ragione del loro ruolo di azionisti all’interno nella società;
  • Persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora le funzioni siano esercitate in via di mero fatto (quindi senza una nomina formale).

In generale, per riassumere, può effettuare una segnalazione chiunque sia legittimo portatore di interesse nei confronti dell’attività aziendale posta in essere.
Tutte le segnalazioni saranno raccolte ed esaminate per verificarne la congruità alle norme di riferimento dalla figura del Gestore delle Segnalazioni unitamente all’Avvocato designato i cui incarico sono stati sottoscritti dall’Ente e dalle figure identificate. Si precisa che il Gestore delle segnalazioni è figura interna all’Ente.

Cosa si può segnalare:

Il D.lgs. n. 24/2023 stabilisce che possono essere oggetto di segnalazione, divulgazione pubblica o denuncia le informazioni sulle violazioni, compresi i fondati sospetti, di:

Violazioni del diritto dell’Unione Europea:

  • Illeciti commessi in violazione della normativa dell’UE indicata nell’Allegato 1 al D. Lgs. 24/2023 e di tutte le disposizioni nazionali che ne danno attuazione. In particolare, si tratta di illeciti relativi ai seguenti settori: contratti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi.
  • Atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea (art. 325 del TFUE lotta contro la frode e le attività illegali che ledono gli interessi finanziari dell’UE) come individuati nei regolamenti, direttive, decisioni, raccomandazioni e pareri dell’UE.
  • Atti od omissioni riguardanti il mercato interno, che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali (art. 26, paragrafo 2, del TFUE). Sono ricomprese le violazioni delle norme dell’UE in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, di imposta sulle società e i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società.
  • Atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni dell’Unione Europea nei settori oggetto di tutela secondo il D. Lgs. 24/2023.

Violazioni del diritto nazionale:

  • Illeciti civili;
  • Illeciti amministrativi;
  • Illeciti penali;
  • Illeciti contabili;
  • condotte illecite rilevanti nei confronti dell’Ente che non rientrano negli atti di violazione del diritto dell’UE sopra citati.

Non rientrano invece nelle tutele previste dal whistleblowing:

I reclami commerciali riferiti all’attività svolta;
Le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate;
Le segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione Europea o nazionali indicati nella parte Il dell’allegato al D. Lgs. 24/2023 ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione Europea indicati nella parte Il dell’allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nella parte Il dell’allegato al D. Lgs. 24/2023;
Le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’UE.

Quali canali bisogna usare per fare la segnalazione?

Sulla base delle indicazioni normative l’Azienda ha deciso di individuare il canale interno strutturandolo con le seguenti modalità:

Canale interno scritto:
al fine di garantire la riservatezza del whistleblower viene stabilito come canale la trasmissione in via cartacea della segnalazione che dovrà avvenire, come indicato dall’ANAC, con l’inserimento della stessa all’interno di una busta chiusa unitamente ad altra busta chiusa contenente i dati identificativi del segnalante e la copia di un documento di identità. Entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una terza busta che rechi all’esterno la dicitura “All’attenzione del Gestore delle segnalazioni Whistleblowing – riservata personale” a mezzo servizio postale indirizzata a Emanuela Nascimbeni c/o CRI-MAN S.P.A., Via del Lavoro n. 9/a, Correggio (RE).
Quale ulteriore modalità di comunicazione scritta della segnalazione potrà essere utilizzato il canale informatico denominato “whatsapp” al no. + 39 335 644 9261

Canale interno orale:
attraverso una telefonata al gestore delle segnalazioni al numero: + 39 335 644 9261 o, se il Gestore non è disponibile, lasciando un messaggio di segreteria telefonica al cui ascolto è abilitato il solo Gestore delle segnalazioni nominato dalla Società.
In alternativa la persona segnalante può richiedere un incontro diretto con il Gestore delle segnalazioni, fissato entro un termine ragionevole. Tale richiesta potrà essere effettuata utilizzando le modalità di cui sopra (nel caso in cui si utilizzi la casella vocale, dovrà essere necessariamente rilasciato un contatto – telefono o e-mail – per poter ricevere informazione circa l’appuntamento).

I segnalanti devono in prima battuta rivolgersi al canale interno; soltanto in presenza di determinate condizioni si potrà procedere ad effettuare una segnalazione attraverso un canale esterno gestito da ANAC – tramite piattaforma, al link: https://whistleblowing.anticorruzione.it, ovvero:

  • Il canale interno non è mai stato attivato o è attivo ma non conforme a quanto previsto dal decreto con riferimento ai gestori e alle modalità di presentazione delle segnalazioni interne.
  • La persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna che però non ha dato esito di nessun tipo da parte della persona o dell’ufficio designati, nei termini così individuati dal decreto.
  • La persona segnalante, attraverso dati di fatto concreti e tangibili, ha ragionevole motivo di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito o si verificherebbero ripercussioni a suo carico.
  • La persona segnalante ha fondato e comprovato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse, ragion per cui si rende necessario un intervento celere da parte di un’autorità pubblica.

Qualora anche la denuncia effettuata ad ANAC non dia il riscontro necessario sì potrà procedere ad effettuare una divulgazione pubblica o rivolgersi direttamente all’autorità giudiziaria.

Requisiti che deve avere la segnalazione

Per essere ricevibili le segnalazioni dovranno rispettare i requisiti formali di seguito evidenziati. Innanzitutto dovranno essere indicate:

  • In modo chiaro, preciso e concordante, le circostanze di tempo e luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
  • La descrizione del fatto dovrà essere il più dettagliata e puntuale possibile, dovrà contenere elementi che permettano l’identificazione dei soggetti segnalati e di tutti coloro che sono, a qualsiasi titolo coinvolti;
  • Dovrà essere corredata dalla presentazione di materiale probatorio, così da consentire l’accertamento della fondatezza in modo più semplice.

Qualora le indicazioni fornite risultino frammentarie, chi gestisce la segnalazione può chiedere, sempre utilizzando i canali all’uopo predisposti ed eventualmente rispettando l’anonimato del soggetto segnalante, richiedere delle integrazioni.

Segnalazioni anonime

Le segnalazioni dalle quali non è possibile ricavare l’identità del segnalante sono considerate anonime. Secondo le linee guida ANAC, sono equiparabili a segnalazioni ordinarie e ammissibili, a patto che siano circostanziate e precise nella descrizione, esattamente come le altre.
Resta poi fermo che, se prese in carico, dovranno essere trattate alla stregua di quelle identificate e quindi saranno gestite secondo i criteri stabiliti. Gli enti del settore privato che ricevono le segnalazioni attraverso canali interni sono, quindi, tenuti a registrarle e conservarle, corredate della relativa documentazione, secondo i criteri generali di conservazione degli atti, così da permettere, nel caso in cui la persona sia effettivamente identificata e denunci ad ANAC ritorsioni, di poterla rintracciare e di garantire alla stessa tutte le tutele che la normativa whistleblowing prevede.

La tutela della riservatezza

Durante il trattamento delle segnalazioni, sia anonime che identificate, vige l’obbligo di tutelare la riservatezza durante l’intera gestione della pratica; un possibile ed eventuale disvelamento dell’identità della persona segnalante a persone diverse da quelle competenti a ricevere e/o a dare seguito alle segnalazioni, è necessario avvenga solo ed esclusivamente in seguito al rilascio del consenso espresso del soggetto interessato.
Vista la delicatezza del tema, va anche precisato che il divieto di rivelare l’identità del segnalante è da estendersi anche a qualsiasi altra informazione o elemento della segnalazione, ivi inclusa la documentazione ad essa allegata.

Il trattamento di tutti questi elementi va quindi improntato alla massima cautela, a cominciare dall’oscuramento dei dati personali, qualora, per ragioni istruttorie, anche altri soggetti debbano essere messi a conoscenza del contenuto della segnalazione e di tutto ciò che ad essa è allegato.